Position: Büroassistenz in Berlin – ein „Organisationstalent“ (m/w) (R-AD1802)

Beginn: so bald wie möglich

Umfang: Teilzeitstelle (20h pro Woche, verteilt auf 5 Tage)

Ort: Berlin

Bewerbungsfrist: 31. Januar 2018

Die Stelle

NewClimate Institute sucht langfristige Unterstützung im Bereich Büroorganisation für ein wachsendes internationales Team von Klimapolitikberatern – jemanden, der sich für Themen, wie Bestellwesen verantwortlich fühlt und sich um das allgemeine Wohl der Kollegen kümmert. Dazu gehören bspw. das Pflegen der Inventarliste und Koordination von Terminen sowie die „kleinen Dinge“, wie z.B. dafür zu sorgen, dass Büromaterialien in ausreichender Menge vorhanden ist. Wir sind ein kleines, gemeinnütziges Institut im Bereich internationale Klimapolitik mit Sitz in Köln und Berlin. Wir haben uns im November 2014 gegründet und sind mittlerweile ein Team von mehr als 20 Festangestellten, davon 16 Mitarbeiter und Praktikanten im Berliner Büro. Die ausgeschriebene Stelle beinhaltet die Assistenz des Berliner Teams in den verschiedensten Bereichen der Unternehmensorganisation (Büro- und Veranstaltungsorganisation, Bestellwesen, etc.) in Abstimmung mit dem Kölner administrativen Team.

Anforderungsprofil und Aufgaben

Wir suchen eine teamorientierte, motivierte Person, die sich um die alltäglichen Kleinigkeiten im Büroleben kümmert und das inhaltliche Team damit entlastet und unterstützt. Erfahrung in ähnlicher Rolle sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Mit Unterstützung des Teams sollte die Person in der Lage sein, sich möglichst selbstständig in verschiedene organisatorische Bereiche einzuarbeiten und lösungsorientierte Vorschläge zu entwickeln. Da unser Team sehr international ist, ist fließendes Englisch Voraussetzung. Die Stelle bietet viel Raum und Gestaltungsmöglichkeiten, um mit unserem Institut langfristig zu wachsen.

Ihr Anforderungsprofil:

  • Interessiert und motiviert, sich in ein kleines Institut einzubringen und sich um die alltäglichen Kleinigkeiten im Büroleben zu kümmern
  • Teamfähigkeit sowie selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise mit Blick fürs Detail
  • Exzellente Kommunikation (intern und -extern)
  • Erfahrung im Bereich Büromanagement und Administration wünschenswert
  • Interesse an einem breiten Aufgabenfeld und die Fähigkeit, sich schnell in verschiedene Bereiche einzuarbeiten
  • Sprachkenntnisse: Deutsch (Muttersprache), Englisch (fließend in Wort und Schrift)
  • Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office

Zu Ihren Aufgaben zählen u.a.:

  • Allgemeine Unterstütung der Kollegen im Büroalltag
  • Koordination von Postein- und ausgang und Unterstüzung bei Versand von Ausschreibungsunterlagen
  • Allgemeine Koordination (bspw. mit dem Hausmeister, der Reinigungsfirma etc.)
  • Vorbereitung von Meetings und Räumlichkeiten
  • Überblick über Bestände und Koordination von Bestellungen von Büromaterialien etc.
  • Pflege der Inventarliste
  • Begrüßung und allgemeine Einarbeitung von neuen Mitarbeitern sowie ggfs. Unterstützung bei Amtsgängen etc. im Fall von Wohnortwechsel
  • Überblicken der generellen Ordnung und Sauberkeit
  • Unterstützung im Bereich Eventmanagement, z.B. durch Übernahme von Teilprojekten von internen und externen Meetings oder Workshops

Bewerbungsverfahren

Wenn Sie Interesse haben und unserem Anforderungsprofil entsprechen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte schicken Sie ein kurzes Anschreiben und Ihren vollständigen Lebenslauf an recruitment@newclimate.org zu Händen Eva Arnold.